Gran parte de la discusión entre gestores de mantenimiento se centra en describir cómo tener el balance correcto entre el mantenimiento proactivo y el mantenimiento reactivo. Algunos gerentes de mantenimiento, lamentablemente, siguen efectuando el rol de “bombero”, porque la mayoría de las veces que requieren en sus instalaciones industriales servicios de mantenimiento de emergencias. Lo cierto es que parece ser que una proporción razonable entre el mantenimiento planeado y no planeado podría ser el 80:20.

Existe menos consenso en la combinación de mantenimiento predictivo y mantenimiento preventivo dentro de la categoría de mantenimiento planeado. Por lo general los gerentes de mantenimiento que han pasado de un ambiente altamente reactivo a un ambiente más planificado han notado mejoras como:

• Una reducción significativa en total de tiempo de parada.
• Un menor inventario de piezas de repuesto requeridas en los almacenes.
• Incremento de la capacidad de producción.
• Menos espacio requerido para repuestos y equipo inactivo.
• Menos órdenes urgentes requeridas.
• Menos reparaciones rápidas y errores cometidos.
• Mejora en la utilización del personal de mantenimiento.
• Menos tiempo extra requerido para responder a las emergencias.
• Menos estrés con una parada planeada.
• Mejor rendimiento y menos desechos, residuos, repetición de trabajo, etc.
• Programación de la producción más predecible y estable, tal que se mejora la capacidad de respuesta al cliente.

Ninguno de ellos, sin embargo, sintió que había logrado el balance óptimo de mantenimiento reactivo, preventivo y predictivo para su ambiente particular. Una cuarta opción es reemplazar el equipo por completo cuando es más costoso mantenerlo que reemplazarlo. Una complicación adicional es que las tecnologías predictivas se están volviendo menos costosas en la medida que la tecnología en general mejora.
Un sistema de gestión de mantenimiento computarizado es una herramienta útil para construir un historial preciso de equipo y proporcionar capacidad de análisis comprensible, dijeron los participantes. Sintieron que podían balancear los costos de reemplazar los equipo con los de mantenerlos, a través de una óptima combinación de mantenimiento reactivo, preventivo y predictivo. Un sistema de gestión de mantenimiento computarizado puede ayudar a determinar el coste total de una parada como parte del cálculo del balance óptimo. Sorpresivamente, no muchos participantes siguieron esos costes.

Adicionalmente, el sistema de gestión de mantenimiento computarizado puede ayudar a identificar la causa raíz de la falla relacionada con el mantenimiento o problemas de calidad, por lo que la frecuencia de mantenimiento puede ser reducida a través de la prevención (por ejemplo: entrenamiento de los operadores) o monitoreo de condiciones (por ejemplo: análisis de vibraciones). Esto es crítico para el éxito de cualquier programa de mantenimiento Lean.