¿Qué tienen en común la teoría del caos, el efecto mariposa y tu presupuesto de mantenimiento industrial? El efecto mariposa es un término que fue acuñado por Edward Lorenz por su intento de construir un modelo de predicción meteorológica compleja, y, a veces, el presupuesto de mantenimiento industrial se puede sentir así.

Un gasto inesperado en febrero causa enorme impacto en los gastos planeados de noviembre y esto causa un efecto dominó a lo largo del año. No hay una mariposa en la planta esperando para desordenar las cosas. El problema es que no tenemos presupuestos que trabajen.

Los presupuestos de mantenimiento industrial no reflejan la realidad. Presupuestar es un ejercicio en el cual se está equivocado. Tratar de determinar cuánto se va a gastar cada mes siempre estará equivocad, y esto es desalentador para muchos gerentes de mantenimiento.
El presupuesto de mantenimiento industrial tampoco se conecta mes a mes. Los gastos no son estáticos. Suceden cosas inesperadas. Los gastos por encima o por debajo de lo estimado necesitan ser ejecutados. Si se tienen materiales que fueron comprados y el envío se ha demorado, debes tener la capacidad de mover esos gastos de un mes a otro.

El presupuesto de mantenimiento industrial tampoco verifica dinero excedente o de contingencia. Hay que tener en cuenta todos los gastos. Esperas gastar todo tu presupuesto en papel al primer momento. Cuando elaboramos el presupuesto de mantenimiento industrial, necesitamos comenzar con el objetivo final en mente.

Hay dos tipos de presupuestos de mantenimiento industrial: Los presupuestos incrementales y los presupuesto de base cero.

Los presupuestos incrementales, o presupuestación históricos, toman el presupuesto del último año, se agrega la inflación, se sustrae la reducción objetivo y entonces se promedia en 12 meses. Esto tiene desventajas, porque perpetúa los problemas del último año. Este cuenta con lo que ya se hizo el año anterior en lugar de lo que se debe hacer. Y no hay variaciones de mes a mes. Nuestros presupuestos no deberían ser elaborados en 12 meses planos.

Los expertos prefieren el presupuesto de base cero, el cual es presentado como Ingresos – Egresos = 0, por sus ventajas granulares en el mes a mes y su imagen realista y creativa de las cuentas con base en las necesidades reales. ¿Qué necesito para mantener mi planta o ejecutar proyectos? Se basa en las necesidades y beneficios, y esto orientará el presupuesto de mantenimiento industrial. El presupuesto con base cero puede identificar residuos, y esto puede ayudar a conseguir alternativas.

El primer paso es ensamblar las partes; supervisores de mantenimiento, planificadores de mantenimiento, personal de almacén, y socios de operaciones. Si no tomamos en cuenta su trabajo, nuestro presupuesto será muy bajo como para soportarlos. Incluye a todo aquel quien afecta o será afectado por el presupuesto de mantenimiento. Necesitamos entender que ellos están “trayendo comida a la mesa”, por lo tanto podemos planear para eso.

El siguiente paso es ensamblar la información correcta y clasificarla. Es recomendable clasificar en gastos discrecionales y no discrecionales. Los gastos no discrecionales incluyen los requeridos legalmente, contratos de servicios externos, mantenimiento preventivo anual, gastos de mantenimiento predictivo, o gastos en reparaciones de emergencia. Se puede usar el CMMS para que diga qué se debe hacer, y es necesario asegurarse de tener el personal apropiado. Los gastos en reparaciones de emergencia son el potencial efecto mariposa.

Los gastos discrecionales incluyen nuevos elementos en el presupuesto, suministros operativos y consumibles, reconstrucciones, restauraciones, reparaciones, y modificaciones. Antes de planear gastos en reconstrucciones o restauraciones, hay que asegurarse que esto se ha planeado. Cuando se instala una nueva máquina en febrero, se tendrá que gastar en mantenimiento y reparaciones más adelante en el año.
La especificidad de la predicción permite mantenerse dentro del presupuesto, incluso cuando ocurre una emergencia. Por ejemplo, si un ventilador de una torre de refrigeración falla o su condición indica fallo, su motor podría ya haber sido programado y presupuestado para un reemplazo a futuro. También, cuando el presupuesto necesita ser recortado o cuando se necesita pedir más dinero debido a una emergencia, si le dicen “no”, entonces se puede preguntar cuál de los presupuestos se debería recortar.

Al elaborar su presupuesto de mantenimiento industrial toma en cuenta cada gasto. Construye un mecanismo de seguimiento para entender si gastas según las tareas planeadas. Usa ese seguimiento como base del presupuesto para el próximo año, y será fácil hacer el nuevo presupuesto de mantenimiento industrial.

El presupuesto en base cero permite controlar el flujo de trabajo y costes, y identificará dónde existen oportunidades. El equipo que ayudó a desarrollar el presupuesto tendrá fe en que las tareas que necesitan llevar a cabo son financiadas y conocerán el período de tiempo para el que fueron financiadas.